Como en la primera parte, van a exponerse algunos puntos de recomendado cumplimiento para que el uso corriente de nuestra aplicación sea satisfactorio.
Podría haberse hecho todo en una parte pero…. entonces no habría segunda parte…
Dimensiones
Las dimensiones son un sistema de análisis muy potente de los datos en la aplicación ya que estas se trasladan por todas las tablas de registro del programa y permiten analizar esa información desde todos los puntos. Además, se pueden establecer dimensiones a nivel de ficha de entidad cliente/producto/proveedor/cuenta/banco de forma que al utilizarla en un documento o diario las dimensiones se cumplimenten con esa información predeterminada devenida de las anteriores fichas.
No todo es oro lo que reduce y el uso de dimensiones trae consigo una mayor carga de trabajo derivada de la obligatoriedad de cumplimentación de esa información. Su implementación no debe realizarse de forma baladí por esa mayor carga pero, si se desea realizar un análisis de alguna cuestión relativa a las operaciones implementarla y establecer su obligatoriedad coadyuvará el correcto análisis de las operaciones de la empresa.
Asimismo, es muy importante tener en cuenta que las dimensiones deben ser configuradas como obligatorias en aquellas cuentas contables que deban utilizarse para su análisis ya que si no se realiza de este modo empezaremos a tener información parcialmente preparada para el análisis que devendrá en una pobre posibilidad de toma de decisiones basada en ese análisis.
Limitar fechas de registro
La fecha de registro en el programa determina la fecha con la que se realizan las operaciones y es, junto con el número de documento, un dato clave de la interrelación de todas las operaciones registradas en el programa.
Además, la fecha de registro es un dato a cumplimentar por el usuario por lo que puede haber errores humanos que resulten en un registro indeseado
Para evitarlo pueden limitarse las fechas en configuración de contabilidad y configuración de usuarios (a nivel de jerarquía la de usuarios es de aplicación y en ausencia de esta la de contabilidad). Cuando cerremos periodos fiscales, por ejemplo trimestrales, deberán modificarse dichas fechas evitando asi que se puedan realizar registros de operaciones fuera del periodo en el que deben realizarse.
Apuntes contables desde diario
En la aplicación se pueden realizar apuntes contables (a las cuentas configuradas como entrada directa) desde cualquiera de los diarios. No obstante no debemos hacer apuntes contables a todas las cuentas.
Existen, por el funcionamiento del programa, muchas cuentas contables a las que no se debería realizar nunca un apunte contable directo a cuenta y son aquellas que estén configuradas en cualquiera de los grupos contables como:
- Cuentas de balance de cliente/proveedor. (Configuradas en grupo registro cliente o proveedor)
- Cuentas bancarias. (Configuradas en grupos registro de cuentas bancarias)
- Cuentas de ventas o compras (configuradas en cruce grupo registro producto con grupo registro negocio general)
- Cuentas de activos (Configuradas en grupo registro A/F)
Cuando se desee realizar un apunte particular a esas cuentas, el caso mas sencillo un apunte de pago a un proveedor, en el diario no deberá cumplimentarse la cuenta contable sino la ficha del proveedor a la que se paga y la ficha del banco por el cual se paga. De esta forma el apunte contable será correcto y también los apuntes a nivel de ficha (movimientos de proveedor y movimientos de cuenta bancaria).
La realización de apuntes a esas cuentas de forma directa implicará la inexistencia de correspondencia entre los datos a nivel de ficha y los contables además de impedir el análisis individualizado de los saldos.
Cálculo automático de los costes
Todo el que use Dynamics NVA o Dynamics 365 Business Central sabe que tiene que ejecutar periódicamente un proceso «Actualizar stocks Movs. Producto». No obstante, puede configurarse el lanzamiento automático desde varios lugares.
Configuración de inventario:
En Dynamics NAV no recuerdo si están todas las opciones pero en BC puede designarse la periodicidad.
JAMÁS hay que elegir «Siempre» pues lanzará el proceso tras cada registro y ralentizará las operaciones.
No obstante, la mejor forma de asegurar un buen rendimiento de la aplicación es que nunca se realice ajuste automático de coste desde ahí sino mediante la cola de proyectos.
Mediante la cola de proyecto agendemos la ejecución del proceso con la periodicidad que queramos y a la hora que queramos tal como se explica en https://valls.email/2020/02/dynamics-365-business-central/automatizar-procesos-en-business-central/.
